Pentingnya Arsip bagi Sekaa Teruna-Teruni

Sekaa Teruna – Teruni adalah salah satu organisasi yang ada dalam budaya Indonesia (Bali) hingga sekarang, merupakan perkumpulan muda-mudi yang berfungsi sebagai wadah dalam mengembangkan kreativitas remaja. Selain itu, organisasi ini juga diharapkan dapat menjadi tempat untuk melestarikan budaya dan tradisi setempat. Organisasi Sekaa Teruna-Teruni merupakan organisasi tradisional bertugas membantu (ngayah) desa adat dalam menyelenggarakan kegiatan agama dan budaya di desa setempat. Di era sekarang format organisasi ini telah mengikuti bentuk organisasi yang modern. Anggota organisasi Sekaa Teruna-Teruni adalah para remaja yang telah berusia 16 tahun atau telah berada pada jenjang sekolah setara SMA. Menjadi anggota organisasi ini suatu kewajiban bagi seorang remaja Bali, walaupun dia sedang bekerja di luar negeri. Menjadi anggota organisasi Sekaa Teruna-Teruni merupakan syarat utama untuk menjadi bagian dalam organisasi Desa Adat. Dalam setiap organisasi Sekaa Teruna-teruni  terdapat aturan-aturan baik tertulis maupun tidak tertulis yang telah disepakati bersama dan dijadikan pedoman dalam melaksanakan kewajiban. Aturan tersebut disebut awig-awig, pada umumnya Sekaa Teruna-teruni di Pulau Bali memiliki awig-awig yang secara turun temurun tetap dilestarikan dan diterapkan dalam kehidupan bermasyarakat di desa adat tersebut. Setiap Sekaa Teruna-teruni di Provinsi Bali memiliki awig-awig masing-masing sesuai dengan pandangan hidup masyarakat di desa tersebut yang umumnya hanya memuat keharusan dan larangan bagi anggota Sekaa Teruna-teruni.

Awig-awig yang ada merupakan suatu arsip yang sangat penting untuk dijadikan acuan oleh Sekaa Teruna-teruna pada periode sekarang hingga periode selanjutnya. Arsip merupakan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dalam berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.

Menurut Lembaga Administrasi Negara(LAN) arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan untuk sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambilan keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi.

        Organisasi Sekaa Teruna-teruni memiliki banyak arsip dengan berbagai bentuk diantaranya struktur organisasi. Struktur Organisasi ini biasanya terdiri dari ketua yang memimpin Organisasi Sekaa Teruna-teruni yang didampingi wakil ketua, Sekertaris dimana sekertaris bertugas untuk mencatat/mendokumentasikan seluruh kegiatan dalam Sekaa teruna-terunin tersebut yang selanjutnya akan menjadi sebuah arsip yang sangat penting, Bendahara yaitu bertugas mengelola keuangan Organisasi dan anggota sebagai pendukung dan pelaksana kegiatan Organisasi. visi misi merupakan gambaran dan tujuan, Bendera Kebesaran Organisasi, foto-foto kepengurusan dan kegiatan organisasi, lagu kebesaran Organisasi,  Surat masuk ataupun keluar, program kerja, Proposal kegiatan yaitu untuk mencari dana kepada orang/organisasi lain yang mampu memberikan sumbangan dana untuk membantu suatu kegiatan yang dilaksanakan Sekaa Teruna-teruni, dan awig-awig yaitu aturan yang telah disepakati bersama seperti aturan keanggotaan, system pemilihan kepengurusan, pesangkepan, gotong royong, kas dan perkreditan. Semua arsip itu merupakan ujung tombak pada Sekaa Teruna-teruni karena tanpa arsip organisasi Sekaa Teruna-teruni tidak akan bisa mencapai semua tujuan, tugas serta fungsinya dengan baik. Selain itu dengan adanya arsip seluruh Sekaa teruna-teruni bisa mengetahui sejarah terbentunya Sekaa Teruna-teruni, megetahui perkembangan sekaa Teruna-teruna dari periode sebelumnya, dan kegiatan-kegiatan yang pernah dilakukan.